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Kalender auswerten
Microsoft-365- und iCloud-Kalender in einem Überblick: freie Zeitfenster finden, Überschneidungen erkennen, Tages- und Wochenplanung vorbereiten.
Private iCloud-Kalender: strikt nur lesend.
Automatisierung
Digitale Assistenz & Automatisierung
Weniger Routine. Mehr Zeit für das Wesentliche. Termine abstimmen, Informationen zusammentragen, E-Mails einordnen, Besprechungen vorbereiten — vieles davon lässt sich in kontrollierte Abläufe geben, die zu Ihrem Unternehmen passen.
- Kein unkontrollierter „Autopilot“ — klar definierte Aufgaben mit nachvollziehbaren Berechtigungen.
- Freigaben dort, wo Menschen entscheiden sollen.
- Bei Conto IT selbst täglich im Einsatz — Sie bekommen erprobte Bausteine, keine Theorie.
Der Unterschied
„Ist das nicht einfach ChatGPT?“ — Nein.
Der Unterschied liegt im Unterbau: Ein Chat-Fenster beantwortet Fragen, solange Sie tippen. Unsere digitale Assistenz hat einen eigenen, abgesicherten Rechner — eine virtuelle Maschine, die durchgehend im Hintergrund läuft. Sie kann Programme ausführen, mit Ihren Systemen arbeiten und Aufgaben nach Zeitplan erledigen — auch wenn gerade niemand am Schreibtisch sitzt.
Chat-KI im Browser
ChatGPT & Co.
Stark für einzelne Fragen — gemacht für den Moment.
- Wartet auf Ihre Frage. Es arbeitet nur, während Sie tippen — danach ist Schluss.
- Kennt Ihre Firma nicht. Kein Zugriff auf Ihre Kalender, Postfächer oder Ablage.
- Erledigt nichts wirklich. Den Text müssen Sie selbst kopieren, den Termin selbst eintragen.
- Kein Zeitplan. Von allein passiert nichts — jede Aufgabe muss neu angestoßen werden.
- Ohne Regeln. Jeder im Team nutzt es anders — niemand definiert Berechtigungen oder Freigaben.
Digitale Assistenz von Conto IT
Ein eigener Rechner, der für Sie arbeitet
Gemacht für wiederkehrende Abläufe in Ihren Systemen.
- Arbeitet durchgehend im Hintergrund. Eine eigene, abgesicherte virtuelle Maschine — nicht nur ein Chat-Fenster.
- Mit Ihren Systemen verbunden. Kalender, Postfächer, Ablage — mit exakt festgelegten Berechtigungen.
- Erledigt Aufgaben wirklich. Trägt Termine ein, erstellt Briefings, legt Ergebnisse dort ab, wo sie hingehören.
- Arbeitet nach Zeitplan. Das Morgen-Briefing kommt um 7 Uhr — ohne dass jemand fragt.
- Mit Regeln und Freigaben. Eingerichtet, überwacht und betreut von uns — nachvollziehbar statt Blackbox.
Und die Softwareentwicklung?
Zwei Wege, ein Ziel: In der Softwareentwicklung bauen wir Werkzeuge, die Ihr Team bedient. Die digitale Assistenz übernimmt Arbeit selbst. Oft kombinieren wir beides — die Assistenz nutzt maßgeschneiderte Bausteine, die exakt zu Ihren Prozessen passen.
Heute bereits möglich
Was die Assistenz jetzt schon zuverlässig übernimmt
Diese Bausteine laufen bei Conto IT bereits produktiv — und lassen sich auf Ihre Prozesse übertragen und gezielt erweitern.
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Teams-Termine organisieren
Besprechungen anlegen, verschieben, aktualisieren — inkl. Teilnehmenden, Einwahllink, Agenda und den gewohnten Outlook-Benachrichtigungen.
Die Verantwortung für den Termin bleibt beim Menschen.03
E-Mails zusammenfassen
Innerhalb freigegebener Postfächer: E-Mail-Ketten vor dem Kundentermin bündeln, Antwortentwürfe vorbereiten, Aufgaben und Fristen erkennen.
Entwürfe sind keine automatisch versendeten E-Mails.04
Tägliche Briefings erstellen
Termine, Prioritäten und geprüfte Nachrichten kompakt gebündelt — als Text und auf Wunsch als deutsche Sprachnachricht zum Tagesstart.
Ideal für Geschäftsführung, Vertrieb und Projektleitung.05
Nachrichten prüfen
Strukturierte News-Dossiers mit verifizierender Recherche: Quellen abgleichen, Unsicherheiten kennzeichnen, geschäftlich einordnen.
Für Marktbeobachtung, Technologie- und Sicherheitsmeldungen.06
Abläufe automatisieren
Wiederkehrende Jobs nach festem Zeitplan: Briefings, Prüfungen, Berichte, Erinnerungen, Backups — pro Prozess sauber definiert.
Was darf laufen? Wo braucht es Freigabe? Wer wird informiert?07
Daten im eigenen Umfeld sichern
Arbeitsdaten, Ergebnisse und Backups auf einer privaten NAS-Infrastruktur — selbst kontrolliert statt pauschal ausgelagert.
Datensparsam statt maximale Datensammlung.Und bei Ihnen?
Diese Bausteine sind der Ausgangspunkt — welcher Engpass in Ihrem Alltag zuerst dran ist, klären wir gemeinsam.
Beratung anfragen
Sicherheit & Kontrolle
Klare Grenzen statt Blackbox
Eine hilfreiche Assistenz braucht klare Grenzen. Deshalb planen wir Automatisierung als nachvollziehbares System mit definierten Zuständigkeiten — nicht als offenen Autopiloten.
Nur so viel Zugriff wie nötig
Ein Kalenderzugriff ist kein Mailzugriff. Lesen ist nicht Schreiben. Und Postfach-Zugriff heißt nie: Versand ohne Freigabe.
Getrennte Systeme, getrennte Rechte
Privates und Geschäftliches bleiben bewusst getrennt — private Kalender strikt lesend, Microsoft 365 nur im festgelegten Rahmen.
Freigabe statt Blindflug
Wo Außenwirkung oder rechtliche Folgen entstehen können, arbeitet die Assistenz mit Vorschlägen, Entwürfen und klaren Bestätigungen.
Nachvollziehbare Prozesse
Dokumentiert und auf einen klaren Zweck begrenzt: Sie wissen, welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme verbunden sind und wer freigibt.
Mögliche Einsatzfelder
Vom Chefbüro bis zum Service-Team
Die vorhandenen Funktionen sind ein Ausgangspunkt. Je nach Branche, Teamgröße und Systemen entstehen daraus konkrete Assistenzprozesse — entscheidend ist nicht, möglichst viele Systeme anzubinden, sondern einen konkreten Engpass sauber zu lösen.
Geschäftsführung & Assistenz
- Tages- und Wochenbriefings mit Terminen, Prioritäten und offenen Themen
- Vorbereitung auf Kunden- und Projektgespräche
- Erinnerungen an Fristen, Rückmeldungen und vereinbarte nächste Schritte
- Geprüfte Branchen-, Sicherheits- und Technologiemeldungen
Vertrieb & Kundenbetreuung
- Kundentermine anhand freigegebener Informationen vorbereiten
- Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen
- Entwürfe für Nachfassmails nach Meetings
- Terminfindung und Organisation von Teams-Besprechungen
Projektmanagement & Fachabteilungen
- Regelmäßige Projektstatus-Zusammenfassungen
- Agenda-Vorbereitung für Abstimmungsrunden
- Erinnerungen an offene Punkte und Aufgaben
- Automatisierte Ablage und Sicherung definierter Arbeitsergebnisse
IT, Service & interne Organisation
- Tägliche Übersicht über relevante Meldungen
- Standardisierte Kommunikationsentwürfe
- Regelmäßige Prüf- und Erinnerungsabläufe
- Planung und Überwachung geplanter Automatisierungsjobs
So läuft die Einführung ab
Schrittweise statt Rundumschlag
Wir starten nicht mit einer umfassenden Unternehmensautomatisierung — sondern mit einem klar abgegrenzten Prozess, der schnell überprüfbare Ergebnisse liefert.
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Prozesse verstehen
Welche Aufgaben kosten im Alltag Zeit — Terminabstimmungen, Informationssuche, E-Mail-Routinen, Statusberichte? Gemeinsam legen wir fest, wo eine Assistenz wirklich hilft und wo nicht.
02
Einen klaren ersten Anwendungsfall wählen
Zum Beispiel ein tägliches Management-Briefing, die Vorbereitung von Kundenterminen oder die Organisation interner Teams-Besprechungen — ohne sensible Bereiche unnötig früh zu öffnen.
03
Zugriffe, Rollen und Regeln festlegen
Vor der Technik: Welche Daten darf die Assistenz lesen, welche Aktionen sind erlaubt, bei welchen Schritten ist eine Bestätigung erforderlich?
04
Konfigurieren, testen, absichern
Zuschneiden auf Ihre Systeme, testen mit realistischen Beispielen, Regeln nachschärfen. Produktiv geht es erst, wenn der Ablauf verständlich und verlässlich ist.
05
Schrittweise erweitern
Nutzen messen, Risiken prüfen, Rechte gezielt erweitern, Mitarbeitende einbinden — kontrolliert, ein Prozess nach dem anderen.
Verantwortung bleibt beim Menschen
Was wir ohne Autorisierung nicht automatisieren
Die digitale Assistenz soll Arbeit erleichtern, nicht Verantwortung verschieben. Ohne ausdrückliche Freigabe automatisieren wir keine Vorgänge mit rechtlichen, finanziellen, personellen oder weitreichenden geschäftlichen Folgen:
- Verbindliche Vertragsabschlüsse oder rechtliche Bewertungen
- Zahlungsfreigaben, Buchungen oder andere Finanzentscheidungen
- Personalentscheidungen oder arbeitsrechtliche Maßnahmen
- Selbstständiges Versenden externer Kommunikation
- Löschen von Daten, E-Mails oder Kalenderterminen
- Änderungen an Zugriffsrechten oder Sicherheitseinstellungen
Auch bei erlaubten Automatisierungen gilt: Der Umfang wird vorher festgelegt. Braucht ein Prozess eine neue Art von Zugriff, wird diese Erweiterung separat besprochen und freigegeben.
Kostenlos & unverbindlich
Welche Routine kostet Sie am meisten Zeit?
Eine gute Assistenz spart nicht nur Zeit — sie schafft Übersicht, reduziert Unterbrechungen und macht Abläufe verlässlicher. Lassen Sie uns prüfen, welche Aufgaben sich in Ihrem Unternehmen sinnvoll unterstützen lassen.
Echter Beweis gefällig? Case Study: Abrechnung auf Autopilot