Die Monatsabrechnung läuft jetzt auf Autopilot.
Jeden Monat dasselbe Ritual: Zeiteinträge zusammensuchen, Stunden nachrechnen, Nachweise formatieren, Rechnungen abtippen. Wir haben unseren eigenen Abrechnungsprozess komplett automatisiert — aus 4–5 Stunden Handarbeit wurden rund 10 Minuten Kontrolle. Übernommen hat den Job Marlene, unsere KI fürs Rechnungswesen. Und weil wir sie für uns selbst gebaut haben, wissen wir genau, wie das auch bei Ihnen funktioniert.
Monatsende, wie es sein sollte: Der Stapel ist durch — erledigt hat ihn Marlene.
Ein Nachmittag im Monat — einfach weg
Das Monatsende-Ritual
- Zeiteinträge je Kunde einzeln aus dem Ticketsystem ziehen und in Listen übertragen
- Stunden nachrechnen, Inklusiv-Kontingente von Hand verteilen — bei verbundenen Firmen besonders knifflig
- Tätigkeitsnachweise in der Textverarbeitung zusammenbauen und formatieren
- Jede Position einzeln in die Rechnungssoftware tippen — Zahlendreher inklusive
- Gerätezahlen aus dem Gedächtnis — längst ausgemusterte Geräte bleiben versehentlich auf der Rechnung
- Kulanz nach Bauchgefühl — wiederkehrende Problemthemen fallen erst auf, wenn der Kunde sich meldet
Prüfen. Freigeben. Fertig.
- Alle Zeiten, Geräte und Vertragsregeln sammelt Marlene, unsere Abrechnungs-KI — pünktlich am Monatsende
- Tätigkeitsnachweise und Rechnungsentwürfe liegen fertig bereit, centgenau gerechnet
- Eine Zusammenfassung zeigt alles Wichtige auf einen Blick — inklusive Veränderungen zum Vormonat
- Freigeben und versenden per Klick — auch vom Handy
- Kulanz mit System: Wiederkehrende Themen erkennt Marlene von selbst — und schlägt eine sichtbare Gutschrift vor
- Jeder Monat sauber archiviert und jederzeit nachvollziehbar
Das ist Marlene. Sie macht jetzt unsere Abrechnung.
Bei Conto IT bekommt jede Automatisierung einen Namen und ein Gesicht. Marlene ist keine Mitarbeiterin aus Fleisch und Blut — sie ist die KI, die wir für unser Rechnungswesen entwickelt haben. Sie sammelt Zeiten ein, zählt Geräte, verteilt Kontingente und legt pünktlich am Monatsende fertige Entwürfe samt Bericht vor.
Im internen Team-Portal arbeitet sie wie eine Kollegin: Sie archiviert ihre Monatsberichte, meldet Veränderungen im Gerätepark — und wartet dann geduldig auf eines: die menschliche Freigabe.
„Die Entwürfe für den Monat liegen bereit, alle Tätigkeitsnachweise sind angehängt. Magst du freigeben?"— Marlene, zuverlässig an jedem Monatsende
Was Marlene am Monatsende erledigt
Acht Schritte, kein Handgriff — bis zum letzten: Da entscheidet ein Mensch.
Pünktlich wach — ganz von allein
Am Monatsende wacht Marlene automatisch in der Cloud auf. Kein Rechner im Büro muss laufen, niemand muss daran denken.
Zeiten einsammeln
Alle abrechenbaren Zeiteinträge des Monats holt sie direkt aus dem Ticketsystem — je Kunde, mit Tätigkeit, Techniker und Dauer. Nichts wird abgetippt, nichts vergessen.
Gerätebestand live zählen
Das Monitoring meldet ihr, welche Geräte und Server wirklich in Betrieb sind. Stillgelegte Geräte fallen automatisch von der Rechnung — und Veränderungen zum Vormonat weist sie sichtbar aus.
Vertragsregeln anwenden
Inklusiv-Kontingente, Pauschalen, Staffelpreise: Marlene rechnet centgenau — und verteilt gemeinsame Stundenkontingente fair über verbundene Firmen, sauber gerundet bis auf den letzten Cent.
Kulanz prüfen — ganz von selbst
Taucht ein Thema bei einem Kunden immer wieder auf, erkennt Marlene das Muster und schlägt eine Kulanz vor — als sichtbare Gutschrift auf der Rechnung, nicht als stillschweigend berechnete Stunden. So merkt der Kunde: Hier schaut jemand hin.
Tätigkeitsnachweise als PDF
Für jeden Kunden entsteht ein sauber gestalteter Nachweis: Wer hat wann woran gearbeitet, wie lange, mit welchem Ergebnis. Volle Transparenz — unsere Kunden lieben das.
Rechnungsentwürfe anlegen
In der Rechnungssoftware entstehen fertige Entwürfe mit allen Positionen. Bewusst nur Entwürfe: Automatisch versendet wird hier gar nichts.
Prüfen, freigeben, versenden
Marlenes Zusammenfassung landet im internen Portal. Dort wird geprüft, per Klick freigegeben und versendet — vom Schreibtisch oder unterwegs vom Handy. Das letzte Wort hat immer ein Mensch.
Drei Prinzipien, die den Unterschied machen
Der Mensch behält das letzte Wort
Marlene bereitet vor, der Mensch entscheidet. Keine Rechnung verlässt das Haus ohne Prüfung und Freigabe — Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust.
Nur was wirklich läuft, wird berechnet
Der Gerätebestand kommt live aus dem Monitoring statt aus alten Listen. Ausgemusterte Geräte verschwinden automatisch von der Rechnung — Fairness, eingebaut ins System.
Kulanz mit System
Taucht ein Thema beim Kunden immer wieder auf, erkennt Marlene das und schlägt Kulanz vor — als sichtbare Position auf der Rechnung statt stiller Berechnung. Ehrlichkeit, die Kunden sehen.
Mehr Zeit fürs Wesentliche — und bessere Rechnungen
- Aus 4–5 Stunden wurden rund 10 Minuten — die Handarbeit am Monatsende ist auf einen kurzen Kontrollblick geschrumpft.
- Centgenau statt „müsste stimmen" — Kontingente, Staffeln und Pauschalen rechnet Marlene zuverlässiger als jede Handarbeit.
- Transparenz für Kunden — zu jeder Rechnung gehört ein sauberer Tätigkeitsnachweis: nachvollziehbar, was geleistet wurde.
- Alles dokumentiert — jeder Monat liegt archiviert bereit, Zugänge sind verschlüsselt, Sicherungen laufen automatisch.
Aus 4–5 Stunden Handarbeit pro Monat wurden rund 10 Minuten Kontrolle — Monat für Monat, ganz ohne „daran denken müssen".
Bei uns selbst im Live-Betrieb. Die Freigabe bleibt beim Menschen.
Verbindet, was Sie schon haben
Das Beste daran: Ihr Team muss nichts Neues lernen. Marlene spricht über Schnittstellen mit den Systemen, die ohnehin im Einsatz sind.
Ticketsystem
Liefert Zeiteinträge, Tätigkeiten und Kundenzuordnung — die Quelle der Wahrheit für geleistete Arbeit.
Monitoring
Kennt den echten Gerätebestand: Was läuft, was ist ausgemustert, was ist neu dazugekommen.
Rechnungssoftware
Bekommt fertige Entwürfe mit allen Positionen — Nummernkreise und Buchhaltung bleiben, wo sie sind.
Cloud & E-Mail
Der Ablauf läuft zuverlässig in der Cloud, Berichte und Versand gehen automatisch raus — unabhängig von einzelnen Rechnern.
Funktioniert genauso mit Ihren Systemen: Fast jede moderne Business-Software hat Schnittstellen — Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Buchhaltung, Branchenlösungen. Wir verbinden sie.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team regelmäßig Stunden?
Die Abrechnung war nur unser Anfang: Ob Berichte, Angebote, Datenübertragung zwischen Systemen, E-Mail-Bearbeitung oder Auswertungen — wenn ein Ablauf Regeln hat, können wir ihn automatisieren. Und dank KI auch da, wo bisher ein Mensch lesen, zuordnen und formulieren musste. Erzählen Sie uns, was Ihr Team ausbremst — vielleicht bekommt es bald seine eigene Marlene.